Dans le cadre de ses activités, l’INSA Strasbourg veille à la protection de la vie privée, dans le respect du règlement européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. 

L’INSA Strasbourg est responsable des traitements de données personnelles et a désigné un délégué à la protection des données qui est joignable à l’adresse dpo@insa-strasbourg.fr.

Les textes de loi ci-dessus imposent aux entreprises et organismes la mise à disposition d’une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par le traitement de leurs données.

Cette page présente les données personnelles que l’INSA Strasbourg est amené à réunir et les raisons de cette collecte.

Retrouvez, par rapport à votre profil, vos droits liés à ces données.

 

étudiant·es

Informations générales

L’INSA Strasbourg utilise des données à caractère personnel pour remplir sa mission d’intérêt public d’enseignement supérieur conformément à l’article 6 1.e) du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à suivre une formation à l’INSA Strasbourg.

Quelles informations sont collectées ?

Vous procédez à une inscription ou à une réinscription à l’INSA Strasbourg en qualité d’étudiant de l’établissement, vous poursuivez un cycle de formation en tant qu’élève étudiant ou apprenti. A cet effet, il vous est demandé de renseigner l’application Coriandre en ligne comportant diverses données à caractère personnel relatives à votre état civil, vos coordonnées, vos diplômes, votre cursus, etc.

Le service scolarité collecte les catégories d’informations suivantes :

  • identité (nom, prénom, civilité…)
  • situation familiale (marié, pacsé, célibataire, filiation…)
  • état civil (date et lieu de naissance)
  • identification : INE candidat étudiants, n° Parcoursup pour les candidats bacheliers, n° d’immatriculation de la Contribution de vie étudiante et de campus (CVEC)
  • photo d’identité (obligatoire pour édition de la carte campus, facultative notamment pour le trombinoscope)
  • coordonnées (téléphone, adresse postale et électronique…)
  • vie scolaire (cursus, diplômes…)
  • informations d’ordre économique et financier (gestion des bourses…)
  • statut spécifique (sportif de haut niveau…)

Dans l’objectif de minimisation des données collectées, lors de leur collecte certains éléments sont indiqués comme facultatifs ou nécessaires.

Il se peut que, pour respecter certaines obligations légales, d’autres informations soient nécessaires à la gestion administrative et financière de votre dossier. Ces éléments étant à la marge, ils ne sont pas listés ici, mais vous seront justifiés individuellement au moment de la collecte.

Pourquoi sont-elles collectées ?

Le traitement de données vous concernant  permet aux services de la scolarité et de la formation de valider votre inscription ou votre réinscription et de gérer votre cursus.

La communication par vos soins et le traitement des données en général sont obligatoires, dans le cadre de l’organisation et de la gestion des enseignements et des étudiants. Un défaut de réponse pourrait être de nature à ne pas permettre de finaliser votre inscription.

Ce traitement de données à caractère personnel a fait l’objet d’une inscription au registre des traitements de l’INSA Strasbourg.

Les finalités sont les suivantes :

L’inscription administrative :
  • la gestion des inscriptions administratives
  • la gestion des droits de scolarité (paiement, volet comptable, remboursement)
  • les justificatifs des droits (attestations d’assurance, pièce d’identité, CVEC)
  • la réinscription des étudiants
  • la fiabilisation des données par l’aide au pilotage
  • la création d’un compte informatique personnel, vous attribuant notamment une adresse électronique institutionnelle et un accès aux services numériques de l’établissement
  • la délivrance des cartes d’étudiant pour les nouveaux-entrants.
Le suivi administratif de votre scolarité :
  • la planification des cours
  • la gestion de l’assiduité
  • la gestion des bourses
  • la gestion de votre cursus
  • l’aménagement des études (handicap, sportif de haut niveau, césure…).
La gestion de votre scolarité :
  • l’inscription pédagogique
  • l’organisation des enseignements
  • l’organisation des examens et des jurys, la collecte des notes, la gestion des épreuves de rattrapage
  • la délivrance des relevés de notes et attestations de réussite
  • la délivrance du diplôme
  • la gestion de votre cursus à l’étranger (programmes internationaux)
  • l’orientation et l’insertion professionnelle, l’accompagnement à la réussite (article L 123-3 du code de l’éducation).
La gestion de la couverture accidents du travail des étudiants :

Déclaration nominative au rectorat pour la gestion du risque « accident du travail », gestion des déclarations d’accidents.

La gestion de la statistique, des enquêtes institutionnelles internes et externes :

Evaluation des enseignements, remontées ministérielles de données type « enquête SISE », etc.

Partage ou transfert des données vers d’autres entités

Sont destinataires des données vous concernant :

  • les services de l’INSA Strasbourg : service d’aide au pilotage, direction de la stratégie, service INSA entreprises, service des ressources humaines, direction des systèmes d’information et numérique, service des relations internationales, agence comptable, infirmière, centre de formation continue, enseignants concernés
  • des organismes externes prestataires pour les certifications ou avec lesquels l’INSA a des obligations : chambre franco-allemande de Paris (pour la certification WIDAF), prestataire marché pour la certification TOIEC, rectorat, Centre régional des œuvres universitaires et scolaires (CROUS), Conférence des grandes écoles, Commission des titres d’ingénieur, ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, ministère de la Culture, Conférence des directeurs des écoles françaises d’ingénieurs, Alsace Tech, association des diplômé.es Arts et Industries.

Durée de conservation des données personnelles

Les données sont conservées en base active le temps de la période de présence de la personne concernée (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires).

Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d’archives publiques et d’archives privées.

La durée de conservation des données est conforme aux prescriptions des durées d’utilité administrative issues de l’instruction Education Culture DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005.

Cette durée peut être raccourcie si, par décision de l’INSA Strasbourg telle ou telle catégories de données sont susceptibles d’être supprimées, sans violation d’une durée légale de conservation à caractère personnel et sous condition d’épuisement des finalités du traitement vous concernant.

personnel

Informations générales

La base légale des traitements est tantôt les obligations déclaratives de l’INSA Strasbourg, tantôt l’intérêt légitime porté par l’INSA Strasbourg.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à candidater à un poste à l’INSA Strasbourg.

Dans l’objectif de minimisation des données collectées, lors de leur collecte, certains éléments sont indiqués comme facultatifs ou nécessaires.

Quelles informations sont collectées ?

Le Service des ressources humaines (SRH) recueille et traite une série d’informations à votre sujet. Ceci comprend :

  • votre nom, adresse et coordonnées ;
  • adresse électronique institutionnelle ;
  • données liées au télétravail (données de connexion, certificats, attestations, autorisation du propriétaire le cas échéant) ;
  • copie de l’abonnement ;
  • votre situation familiale ;
  • justificatifs des séjours de l’action sociale ;
  • état civil ;
  • les éléments concernant votre candidature  (curriculum vitae [CV], lettre de motivation, rapport d’activité) ;
  • les éléments liés au supplément familial de traitement (SFT) ;
  • la carte handicapé des enfants (octroi de droits) ;
  • éléments du dossier de l’assistante sociale ;
  • les éléments liés à la Validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
  • la qualité de jury de recrutement ;
  • données du concours, notes, résultats ;
  • votre numéro de téléphone personnel (facultatif) ;
  • votre photo (facultatif) ;
  • une photocopie d’une pièce d’identité ;
  • une photocopie de votre permis de conduire si vos missions nécessitent l’utilisation d’un véhicule ;
  • une photocopie de votre livret de famille ;
  • une photocopie de votre carte d’immatriculation à la sécurité sociale ;
  • l’état signalétique des services nationaux ;
  • les termes et conditions de votre emploi ;
  • votre numéro d’enregistrement Numen – Numéro d’identification de l’éducation nationale (pour les titulaires) ;
  • les détails de vos diplômes, de vos qualifications et de vos antécédents professionnels avec les employeurs précédents et avec l’Université ;
  • votre dossier carrière ;
  • vos formations (type, lieu et évaluation)
  • des informations sur votre rémunération, y compris le droit à des avantages tels que des pensions ou le taux de Prélèvement à la source (PAS) ;
  • vos bulletins de paye ;
  • les détails de votre compte bancaire (relevé d’identité bancaire) ;
  • des informations sur vos personnes à charge ;
  • des informations sur votre nationalité et votre droit de travailler en France (passeport et titre de séjour) ;
  • des informations sur votre casier judiciaire (extrait de casier judiciaire numéro 2) ;
  • les détails de vos heures de travail, la présence au travail, les périodes de congé prises par vous et les raisons du congé y compris les congés pour maladie, longue maladie et longue durée, déclaration d’accident de service/du travail ;
  • les détails de toute procédure disciplinaire ou de réclamation dans laquelle vous avez été impliqué, y compris les avertissements qui vous ont été adressés et la correspondance connexe ;
  • les évaluations de votre activité et les détails des formations auxquelles vous avez participé ;
  • des informations sur les conditions médicales ou de santé, y compris si vous avez ou non une reconnaissance de travailleur en situation de handicap pour lequel l’organisation a besoin de faire des aménagements raisonnables (médecine de prévention et assistantes sociales) ;
  • des attestations d’abonnement transport ;
  • les frais de formation (via la direction des affaires financières)
  • des données liées à vos missions et la fiche de poste associée ;
  • vos distinctions honorifiques (facultatif). 

Il se peut que, pour respecter certaines obligations légales, d’autres informations soient nécessaires à la gestion administrative et financière de votre dossier. Ces éléments étant à la marge, ils ne sont pas listés ici, mais vous seront justifiés individuellement au moment de la collecte.

Le SRH recueille ces informations de diverses façons. Notamment, les données sont collectées à l’occasion de mobilité, de réussite à un concours ou via des formulaires de candidature ou des CV. Les données sont mises à jour grâce à des formulaires que vous avez remplis au début ou pendant l’emploi, lors de la correspondance avec vous, ou par des entrevues, des réunions ou d’autres évaluations.

Dans certains cas, l’organisation recueille des données personnelles vous concernant auprès de tiers, telles que des références fournies par d’anciennes universités, des relevés de carrière ou de paye et des informations issues de vérifications de casiers judiciaires autorisées par la loi.

Les données sont stockées principalement dans le logiciel Mangue (application métier de la suite Cocktail), le logiciel de paye Girafe (lequel sera prochainement remplacé par le logiciel Envoi Paye), mais aussi dans votre dossier personnel détenu par votre gestionnaire RH et dans d’autres applications informatiques de la suite Cocktail utilisées par l’école (Hamac, Fève, GFC, etc.).

Pourquoi sont-elles collectées ?

Les données sont collectées, mises à jour et traitées dans le cadre de la gestion administrative des recrutement (contractuels et concours).

Les données sont collectées, mises à jour et traitées dans le cadre de la gestion administrative des personnels (dossier professionnel, annuaires, élections…) pour : 

  • la gestion de la paye ;
  • la gestion des remboursements ;
  • la gestion du dossier professionnel des personnels, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés ; 
  • le suivi administratif des visites médicales ;
  • la gestion des annuaires internes et des organigrammes nominatifs ;
  • la gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements ;
  • la gestion des élections des instances nationales, académiques ou de l’école ; 
  • la gestion des décharges syndicales ;
  • la gestion des réunions des instances de l’école ; 
  • la gestion de l’action sociale et culturelle, à l’exclusion des activités de médecine de prévention, de service social ou de soutien psychologique ;
  • la gestion de la communication interne par le biais des listes de diffusion institutionnelles.

Elles sont nécessaires à la gestion des carrières et de la mobilité : 

  • fiabiliser les données de carrière ;
  • temps de travail, congés, absences, compte épargne-temps, récupération ;
  • évaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives ou réglementaires qui la régissent :
  • gestion des compétences professionnelles internes ; 
  • validation des acquis de l’expérience professionnelle ;
  • historique des formations suivies; 
  • simulation de carrière ou de pension ; 
  • gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles ;
  • gestion de la mobilité professionnelle ;
  • gestion du télétravail. 

Elles contribuent à la gestion de la formation des personnels :

  • suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées ; 
  • organisation des sessions de formation ; 
  • évaluation des connaissances et des formations. 

Elles contribuent à une meilleure gestion de l’établissement :

  • la gestion des demandes adressées au SRH dont l’exercice du droit d’accès des personnels à leurs dossiers et au respect de leurs droits liés à la protection des données ;
  • le pilotage de la masse salariale ;
  • réalisation d’états statistiques ou de listes de personnels pour répondre à des besoins de gestion administrative (exemple le bilan social) ;

Dans certains cas, le SRH doit traiter les données pour s’assurer qu’elles respectent ses obligations légales. Par exemple, il est nécessaire d’effectuer des vérifications du casier judiciaire systématiquement pour tout recrutement par concours ou par contrat.

Certaines catégories particulières de données personnelles, telles que les informations sur le genre, la santé ou les conditions médicales, sont traitées pour remplir des obligations légales (telles que celles concernant les personnels en situation de handicap et à des fins de santé et de sécurité). Avec votre consentement, cette information peut également être partagée avec les services de santé et sociaux afin de s’assurer que l’organisme peut vous aider à vous absenter ou faciliter votre retour au travail.

Lorsque le SRH traite d’autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations sur le sexe, l’âge, la santé, cela est réalisé aux fins de la surveillance de l’égalité des chances.

Les données que l’organisation utilise à ces fins sont anonymisées ou sont collectées avec le consentement express des personnels, elles peuvent être retirées à tout moment. Vous êtes entièrement libres de décider de fournir ou non de telles données et il n’y a pas de conséquences à ne pas le faire.

Les destinataires des données sont : les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel ; les supérieurs hiérarchiques des salariés ; les instances représentatives du personnel et les délégués syndicaux.

Les données peuvent, sous certaines conditions, être transmises vers un pays situé hors de l’Union européenne dans le cadre exclusif de la mobilité internationale.

Partage ou transfert des données vers d’autres entités

Des informations sont transmises entre différents services de l’école et/ou vers l’extérieur pour des raisons opérationnelles :

  • vers la direction des systèmes d’information et du numérique pour permettre l’administration des services numériques de l’INSA Strasbourg ;
  • vers le service des affaires générales et juridiques en cas de recours ou pour la gestion des instances et les élections des conseils de l’école ;
  • vers l’agence comptable et la direction des affaires financières ;
  • vers la direction de la recherche en charge du montage et de la gestion des projets nécessitant des justificatifs de dépenses ;
  • vers la direction de la formation en charge des services d’enseignements ;
  • vers le contrôle de gestion, pour le suivi global de l’établissement.

L’information peut être transmise à des organismes externes avec lesquels l’école a des obligations telles que:

  • La médecine de prévention (AST 67) ;
  • L’assistante sociale des personnels ;
  • La Direction régionale des finances publiques (DRFIP) pour le versement du salaire et l’édition de vos fiches de paye ;
  • le Centre régional des œuvres universitaires et scolaires (CROUS) et l’Association de gestion du restaurant interadministratif de la cité administrative de Strasbourg (AGRICAS), pour offrir la possibilité de manger à tarif préférentiel dans les restaurants qu’ils gèrent ;
  • le Haut conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (HCERES), la Commission des titres d’ingénieur (CTI) et l’Inspection générale de l’éducation, du sport et de la recherche (IGESR) dans le cadre des campagnes d’évaluations ;
  • le rectorat d’académie et/ou le ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (dont le site Galaxie) et le Conseil national des universités (CNU) pour différentes campagnes de gestion des personnels ;
  • d’autres établissements en cas de mutation ou de détachement ;
  • la caisse des dépôts pour le fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique, le compte individuel de formation et la mise à jour du compte de retraite additionnelle ;
  • les organisations syndicales dans le cadre de la liberté d’expression syndicale ;
  • pôle emploi et l’IRCANTEC – Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l’État et des collectivités publiques (uniquement pour les non titulaires) ;
  • le service des pensions de l’Université de Strasbourg dans le cadre du pôle Pétrel pour la constitution des dossiers retraite ;
  • le service des retraites de l’État pour le calcul de vos droits à la retraite ;
  • d’autre établissements de l’enseignement supérieur et de recherche (concours ou conventions) ;
  • la MGEN : la liste des fonctionnaires titulaires ou stagiaires nouvellement nommés ou affectés au sein de l’école.

Durée de conservation des données personnelles

Les données sont conservées le temps de la période d’emploi de la personne concernée (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d’archives publiques et d’archives privées.

internautes

Informations générales

L’INSA Strasbourg, dans le cadre de sa communication, propose différentes actions de communication en ligne. Cette activité de collecte de données s’appuie sur l’intérêt légitime de l’INSA Strasbourg en tant que responsable de traitement.

Les abonnements à la newsletter, réseaux sociaux, blogs et site(s) visant des publics externes sont facultatifs, volontaires et permettent un désabonnement immédiat.

Quelles informations sont collectées ?

Les catégories de données collectées sont les suivantes :

  • L’identité de base (noms, prénoms)
  • L’adresse électronique (de préférence professionnelle, au choix de l’abonné)
  • Les cookies
  • Le contenu rédactionnel sur les pages publiées (articles des blogs, projets des diplômes…)
  • La traçabilité informatique. À ce propos, chaque fois que possible, les outils sont paramétrés pour ne pas collecter votre adresse IP ou tout autre élément d’identification directe. Toutefois, des données de connexion (adresses IP, journaux…) peuvent être collectées par le service communication (pour des statistiques) et dans le cadre de la politique de sécurité des services informatiques en charge des systèmes d’information appuyant nos outils (par exemple DSIN de l’INSA Strasbourg, pour toute question : dsin.support@insa-strasbourg.fr).

Pourquoi sont-elles collectées ?

Ces données sont collectées pour permettre à l’INSA Strasbourg de gérer :

  • le site institutionnel de l’INSA Strasbourg ;
  • la publication sur le site périphérique Actualités de l’INSA Strasbourg y compris la mise à jour de contenu ;
  • les blogs ;
  • l’envoi de la newsletter : sur abonnement et possibilité de désabonnement pour les visiteurs ; par abonnement automatique pour les usagers INSA étudiants et membres du personnel
  • le droit à l’image et le droit d’auteur ;
  • les réseaux sociaux (contenu et cookies pour accès depuis les pages publiques) ;
  • les habilitations d’accès à certains contenus ;
  • les commentaires et les droits de réponse ;
  • l’outil statistique pour améliorer sa communication.

Concernant les zones de texte libre des différents supports (par exemple le champ de commentaires des blogs), elles sont modérées et proposent une mise en relation pour exercer un droit de réponse ainsi que la mention suivante : « Vous êtes dans un espace d’expression institutionnel de l’INSA Strasbourg, veuillez ne pas y insérer de données relatives à votre vie privée ou contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs ».

Les outils utilisés pour réaliser ces tâches sont les suivants :
  • Adobe suite CC (Photoshop, Illustrator, Indesign, Premiere Pro…) en local
  • Suite Partage en local
  • Microsoft 365
  • Logiciel Playplay
  • Logiciel WordPress
  • Réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Instagram, Viméo, Soundcloud…)

Partage ou transfert des données vers d’autres entités

Les données publiées sur les pages publiques sont visibles par tout internaute à l’exception :

  • des articles des blogs en lecture après authentification ;
  • des newsletters et pages des réseaux sociaux.

Par ailleurs, des données de connexion sont envoyées en dehors de l’Union européenne aux réseaux sociaux de l’INSA Strasbourg (Facebook, LinkedIn, Youtube, Instagram, Twitter, Vimeo, Soundcloud).

Durée de conservation des données personnelles

Les durées de conservation des données sont les suivantes :

  • Durées des publications (y compris commentaires des blogs) : douze ans puis archivage et suppression sur la base d’un tri des blogs. Les publications sont conservées pour les besoins des audits de la Commission des titres d’ingénieurs (CTI) ou des financements européens INTERREG
  • Pour les abonnés externes : durée d’abonnement à la newsletter et aux réseaux sociaux
  • Pour les abonnés de la communauté INSA Strasbourg (communication interne) : durée de vie du compte et du courriel institutionnel associé (un an après le départ)

partenaires et étudiants INSA en visite

Informations générales

La présente information vise particulièrement les partenaires INSA entreprises et les étudiants en visites d’entreprises et de chantiers.

INSA entreprises organise des événements avec ses partenaires et invités et communique via des listes de diffusion spécialisées et différents média et supports. INSA entreprises organise également des enquêtes qualité pour lesquelles vous serez éventuellement destinataire d’une information particulière.

Ces activités requièrent la collecte de données à caractère personnel. Elles s’appuient sur l’intérêt légitime de l’INSA Strasbourg en tant que responsable de traitement. Toutefois, ces collectes sont strictement facultatives.

Quelles informations sont collectées ?

Les catégories de données collectées sont les suivantes :

  • l’identité de base (noms, prénoms) ;
  • les coordonnées professionnelles ;
  • les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du média, ceux soumis à consentement et ceux soumis à droit d’opposition inconditionnel (lié aux médias auxquels ils s’appliquent) ;
  • éventuellement, un contenu rédactionnel vous concernant sur les pages publiées (articles sur le site de l’INSA Strasbourg ou sur les réseaux sociaux) ;
  • le contenu de vos réponses liées aux enquêtes qualité ;
  • les données liées à l’organisation d’un événement, d’une visite des étudiants dans les entreprises ou sur les chantiers (lieu, date, horaire, mode de transport…) ;
  • la traçabilité informatique permettant uniquement de gérer votre inscription/désinscription aux listes de diffusion.

À ce propos, chaque fois que possible, les outils sont paramétrés pour ne pas collecter votre adresse IP ou tout autre donnée technique inutile à leur fonctionnement.

Toutefois, des données de connexion (adresses IP, journaux informatiques…) peuvent être collectées par la Direction des systèmes d’information et du numérique (DSIN) de l’INSA Strasbourg dans le cadre de la politique de sécurité des services et pour une durée strictement limitée.

Pour toute question : dsin.support@insa-strasbourg.fr.

Pourquoi sont-elles collectées ?

Ces données sont collectées pour permettre à INSA entreprises de gérer :

  • la diffusion des informations (plaquettes, brochures, flyers, emailing) concernant les missions d’INSA entreprises ;
  • l’abonnement au blog d’INSA entreprises ;
  • la publication sur les réseaux sociaux ;
  • le droit à l’image ;
  • l’organisation des événements (prise de contact prospects, invitation) ;
  • les visites des étudiants dans les entreprises ;
  • les enquêtes qualité (Lime Survey).

Concernant les zones de texte libre des différents supports en ligne (par exemple le champ de commentaires des blogs), elles sont modérées et proposent une mise en relation pour exercer un droit de réponse ainsi que la mention suivante : « Vous êtes dans un espace d’expression institutionnel de l’INSA Strasbourg, veuillez ne pas y insérer de données relatives à votre vie privée non pertinentes ou contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs ».

Les outils utilisés pour réaliser ces tâches sont les suivants :

  • Adobe suite CC (Photoshop, Illustrator, Indesign, Première Pro…) en local ;
  • suite Partage (messagerie) en local ;
  • Microsoft 365 ;
  • logiciel WordPress en local ;
  • réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Instagram, Vimeo, Soundcloud…) ;
  • SYMPA (outil en local de gestion de listes de diffusion).

Partage ou transfert des données vers d’autres entités

Les données publiées sur les pages publiques sont visibles par tout internaute.

Sont d’accès réservé aux abonnés les newsletters et pages des réseaux sociaux sous réserve d’abonnement.

Des données de connexion sont envoyées en dehors de l’Union européenne aux réseaux sociaux de l’INSA Strasbourg (Facebook, LinkedIn, Youtube, Instagram, Twitter, Vimeo, Soundcloud).

Par ailleurs, vos données sont accessibles au service gestionnaire (INSA entreprises), à d’autres services sur habilitation fonctionnelle ou hiérarchique. Elles peuvent être rendues accessibles au Groupe INSA, aux fondations INSA et d’autres établissements au sein du Groupe INSA.

durées de conservation des données

Concernant les abonnements, les données sont supprimées immédiatement après désinscription (droit d’opposition inconditionnel). En outre, lors de la prise de contact annuelle visant à vous rappeler votre présence dans nos bases, les personnes non touchées (adresse invalide) sont systématiquement supprimées.

Pour les abonnés de la communauté INSA Strasbourg (communication interne) la durée de conservation des données est celle de la vie du compte et du courriel institutionnel associé (un an après le départ).

Les durées des publications (y compris commentaires des blogs) sont conformes à celles liées aux activités du services de communication (cf. rubrique « INTERNAUTES »).

contacts de la Direction de la  recherche

Dans le cadre de ses activités, l’INSA Strasbourg veille à la protection de la vie privée, dans le respect du règlement européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016  (RGPD ci-après) et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. L’INSA Strasbourg est responsable des traitements de données personnelles et a désigné un délégué à la protection des données qui est joignable à l’adresse dpo@insa-strasbourg.fr.

Les textes de loi ci-dessus imposent aux entreprises et organismes la mise à disposition d’une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par le traitement de leurs données. Ce traitement de données à caractère personnel est fondé sur l’intérêt légitime de l’INSA Strasbourg et a fait l’objet d’une inscription au registre des traitements de l’INSA Strasbourg.

Lorsque vous êtes en relation avec la direction de la recherche de l’INSA Strasbourg, nous collectons votre consentement lors d’un premier contact puis, vous informons régulièrement des informations en notre possession et vous laissons libres à chaque instant de ne plus figurer dans le fichier de contact entreprises. Cette page présente les données personnelles que l’INSA Strasbourg est amené à réunir et les raisons de cette collecte.

Quelles informations sont collectées ?

L’annuaire des contacts entreprises de la direction de la recherche contient :

  • l’identité (nom, prénom)
  • la fonction du contact au sein de l’entreprise
  • les coordonnées professionnelles (uniquement : adresse postale de votre siège, votre adresse électronique professionnelle et votre numéro de téléphone professionnel)
  • un profil utilisateur simple et généré sans emploi d’algorithme. La direction de la recherche définit les centres d’intérêts de votre entreprise des projets passés et en cours réalisés avec l’INSA Strasbourg afin de ne pas vous proposer des contenus et informations sans pertinence (principe de minimisation des données).

Pourquoi sont-elles collectées ?

Pour créer et mettre à jour l’annuaire de contacts des entreprises de la Direction de la Recherche.

Il permet en particulier la gestion :

  • du recueil du consentement via le formulaire de consentement de premier contact ;
  • de vos centres d’intérêts (il s’agit de référencer la relation de tel contact d’entreprise avec tel chercheur et de nommer le projet en cours ou passé)
  • du renouvellement une fois l’an de l’information liée à cette collecte ;
  • des suppressions (contact obsolète, retour de mail non délivré, demande de suppression …)

Partage ou transfert des données vers d’autres entités

Vos donnes ne sont uniquement accessibles aux membres de la direction de la recherche.

Durée de conservation des données personnelles

Vos données sont conservées conformément aux prescriptions de la CNIL issues du guide des durées.

Vous pourrez demander suppression sans condition de vos données :

  • lorsque vous recevez un message de liste de diffusion de notre part, la suppression est mise en œuvre via un hyperlien en bas du message,
  • à tout moment, directement auprès de la direction de la recherche ou de notre délégué à la protection des données.

Nous vous adressons un récapitulatif des données en notre possession tous les ans et vous rappelant votre droit d’opposition inconditionnel et de suppression de vos données.

Les données obsolètes (courriel d’information annuel avec retour de non délivrance) entraînent suppression de vos données.

Lorsque nous n’avons plus aucun contact pendant 3 ans, nous supprimons d’office vos données.

Cette durée peut être raccourcie si, par décision de l’INSA Strasbourg telle ou telle catégories de données sont susceptibles d’être supprimées sous condition d’épuisement des finalités du traitement vous concernant.

 

Vidéosurveillance et vidéoprotection

Informations générales

Le dispositif visant à la « protection des bâtiments et installations publics et de leurs abords » conformément à l’article L251-2-1° du code de la sécurité intérieure sont des espaces sous vidéoprotection soumis à autorisation préfectorale.

Les dispositifs installés au sein de l’INSA Strasbourg et filmant des zones de circulation et des zones d’accès sont des espaces sous vidéosurveillance.

L’INSA Strasbourg met en place, sur autorisation ou dans le cadre de son intérêt légitime visé à l’article 6 A. f) du RGPD, des caméras de surveillance.

Quelles informations sont collectées ?

Vos données personnelles sont issues des différents enregistrements réalisés dans le cadre des différents dispositifs de surveillance.

Les outils d’exploitation mis en œuvre par le service patrimoine et logistique, en relation avec la direction des systèmes d’information, la direction générale des services et la direction de l’INSA Strasbourg sont :

  • un parc de caméra sans prise de son ;
  • un outil de gestion des durées (Mobotix) ;
  • un espace de stockage temporaire ;
  • un espace de stockage complémentaire en cas de demande d’accès.

Une cartographie des caméras a été établie.

À ce titre, les données enregistrées sont strictement limitées aux besoins de la surveillance (exclusion de toute prise de son, de tout dispositif thermique ou autre technologie d’imagerie). Les espaces filmés excluent les zones récréatives (floutage de la zone fumeur), les zones de travail des élèves et les postes des personnels de l’INSA Strasbourg.

Les données collectées par l’INSA Strasbourg sont les suivantes :
  • Concernant les personnes filmées :
    – Images enregistrées
    – La traçabilité des images par horodatation
  • Concernant les administrateurs du dispositif :
    – Les noms et prénoms des administrateurs techniques
    – Les habilitations techniques et fonctionnelles
    – Le login et le mot de passe dans les systèmes d’administration des enregistrements (Mobotix et zone de stockage complémentaire)
    – La traçabilité des opérations (accès, extraction, suppressions…) par horodatation
    – Les informations liées au registre des transmissions (nom de l’autorité autorisant, nom de l’opérateur, destinataire de la transmission, datation…)

Dans l’objectif de minimisation des données collectées, lors de leur collecte certaines images sont floutées (la zone fumeur). Des caches unidirectionnels sont installés dans le poste d’accueil pour que seul les agents habilités installés face à l’écran puissent visionner le flux en direct.

Pourquoi sont-elles collectées ?

L’exploitation de ces données est nécessaire à la protection des biens et des personnes au sein de l’INSA Strasbourg et la « protection des bâtiments et installations publics et de leurs abords » s’agissant de la vidéoprotection.

Les finalités secondaires sont les suivantes :

  • Le visionnage en direct du flux par les personnels de l’accueil habilités fonctionnellement
  • L’enregistrement automatique
  • Le visionnage en différé sur demande/autorisation de la direction générale des services ou de la direction de l’INSA Strasbourg par les personnes habilitées au sein du service patrimoine et logistique
  • La transmission de l’enregistrement :
    – à un tiers autorisé (par exemple le parquet) sur décision hiérarchique de la direction générale des services et de la direction
    – la transmission de l’enregistrement à une victime sur décision hiérarchique de la direction générale des services et de la direction
  • La gestion du registre des transmissions

    Partage ou transfert des données vers d’autres entités

    La transmission des enregistrements à un destinataire interne (par exemple le service des ressources humaines, une instance disciplinaire), à un tiers autorisé (par exemple le parquet dans le cadre d’une enquête) ou à une victime, est réalisée sur autorisation du directeur général des services ou de la direction de l’INSA Strasbourg, après vérification de la légitimité de la demande et de la légalité de la transmission.

    Durée de conservation des données personnelles

    Les enregistrements sont conservés 1 mois glissant. Ils sont détruits automatiquement après ce délai. Toutefois, pour éviter qu’une demande de transmission formulée avant écoulement des 30 jours ne puisse être traitée, la direction générale des services ou la direction de l’INSA Strasbourg peuvent habiliter le responsable du service du patrimoine et de la logistique ou toute autre personne désignée en son absence à :

    • extraire les images du stockage ;
    • les déplacer dans une zone de stockage complémentaire aux habilitation restrictives ;
    • les mettre à disposition d’un tiers autorisé ou d’une victime sur décision de la direction générale des services ou de la direction ;
    • les supprimer en cas de refus de transmission à tiers autorisé ou à victime.

JOURNÉE PORTES OUVERTES

Dans le cadre de ses activités, l’INSA Strasbourg veille à la protection de la vie privée, dans le respect du règlement européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. 

L’INSA Strasbourg est responsable des traitements de données personnelles et a désigné un délégué à la protection des données qui est joignable à l’adresse dpo@insa-strasbourg.fr.

Les textes de loi ci-dessus imposent aux entreprises et organismes la mise à disposition d’une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par le traitement de leurs données. La base légale de l’enquête de la journée portes ouvertes est l’intérêt légitime de l’INSA Strasbourg visant à avoir une bonne connaissance de ses visiteurs pour améliorer la qualité de la manifestation.

Cette page présente les données personnelles que l’INSA Strasbourg est amené à réunir et les raisons de cette collecte lors de l’enquête des journées portes ouvertes 2024.

Informations générales

Dans le cadre de la journée portes ouvertes 2024, l’INSA Strasbourg, organise une enquête à participation facultative. Cette enquête se déroule sur des terminaux de l’INSA Strasbourg. Des étudiants de l’INSA Strasbourg invitent, en venant leur rencontre, les visiteurs de la journée portes ouvertes 2024 à répondre au questionnaire d’enquête sur des tablettes appartenant à l’INSA Strasbourg et connectées à la plateforme Limesurvey (outil d’enquête installé dans le système d’information de l’INSA Strasbourg). Ces modalités impliquent qu’aucunes données techniques sous-jacentes (IP, journaux) concernant les personnes enquêtées ne sont collectées.

Quelles informations sont collectées ?

L’enquête est pseudonymisée nativement. En effet, aucun identifiant direct (nom, date de naissance, adresse …) n’est collecté.

Les recoupements par exploitation d’identifiant indirect (de la ville d’origine et de l’historique de formation par exemple) sont possibles mais complexes la plupart du temps (exception faîte d’une personne d’une provenance rare ou ayant un parcours atypique. N’oubliez pas que vous n’êtes pas obliger de renseigner ces éléments car ces questions sont facultatives).

Les catégories de données collectées sont les suivantes :

  • Vos réponses à l’enquête
  • Vos commentaires dans les zones de texte libre.

Les questions facultatives sont accompagnées de la mention « facultatif ». Une seule question est obligatoire. Elle est utile pour désigner à quelle catégorie de personnes vous appartenez (lycéen, étudiant, parent) et nous permet d’améliorer l’attractivité de la manifestation et son organisation.

Les zones de texte libre (ZTL ci-après) présentent un risque de sorte qu’une mention appropriée suivante est ajoutée à côté de ces espaces d’expression : « Le présent espace d’expression est institutionnel, veuillez ne pas y mentionner de données relatives à votre vie privée non pertinentes ni contraires à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ». Les ZTL sont facultatives.

Pourquoi sont-elles collectées ?

Ces données sont collectées pour permettre à l’INSA Strasbourg de gérer :

  • La collecte des réponses par extraction depuis la plateforme d’enquête
  • Le traitement synthétique de vos réponses en vue d’améliorer la manifestation

Les outils utilisés pour réaliser ces tâches sont les suivants :

  • La suite Partage en local
  • Microsoft 365

Partage ou transfert des données vers d’autres entités

Le Comité de Direction de l’INSA Strasbourg reçoit communication d’une synthèse produite par le service communication. Aucune entité extérieure à l’INSA Strasbourg n’accède ou n’exploite ultérieurement les données de l’enquête.

Durée de conservation des données personnelles

Les durées de conservation des données sont les suivantes :

  • Les données collectées dans la plateforme d’enquête (Limesurvey) en sont supprimées immédiatement après extraction par le service communication de l’INSA Strasbourg
  • La durée active d’exploitation des données brutes de 3 mois après la manifestation
  • Au-delà archivage intermédiaire est mis en place et les données sont encore conservées 2 années puis supprimées.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les appliquer ?

 L’INSA Strasbourg vous informe de vos droits :

  • d’être informé ;
  • d’accès aux données à caractère personnel ;
  • de rectification ou effacement de celles-ci ;
  • de limitation du traitement relatif à la personne concernée ;
  • d’opposition au traitement ;
  • à la portabilité des données.

Pour les exercer, vous pouvez solliciter :

Vous pouvez également solliciter le délégué à la protection des données pour l’exercice de ces droits et l’analyse de votre demande par courriel à l’adresse dpo@insa-strasbourg.fr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la protection des données

INSA Strasbourg

24, boulevard de la Victoire

67084 Strasbourg

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable (un mois prorogeable sur motivation) et outre les voies de droit devant les tribunaux compétents, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) à l’adresse https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

L’INSA Strasbourg vous informe qu’elle ne prend aucune décision entièrement automatisée à votre égard.

Bibliothèque

Vous avez accès aux services (numériques et physiques) de la bibliothèque de l’Institut National des Sciences Appliquées de Strasbourg « INSA Strasbourg » en qualité :

  • d’apprenant, doctorant et personnel de l’établissement,
  • d’apprenant, doctorant et personnel issu d’un des établissements appartenant au réseau informatique des Bibliothèques du site Alsace (système d’information SEBINA) ou de l’UHA, la HEAR, l’ENSAS, l’ENGEES, l’UNISTRA  ou la BNU,
  • d’auteur, co-auteur de travaux d’expression universitaire que la bibliothèque recueille,
  • de visiteur  (personnes ayant des droits temporaires sans rattachement à un établissement du site Alsace).

Informations générales

L’INSA Strasbourg utilise des données à caractère personnel pour remplir sa mission d’intérêt public d’enseignement supérieur conformément à l’article 6 1.e) du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Le traitement lié aux opérations de prêt est obligatoire. Vous ne pouvez pas vous y opposer, sauf à renoncer à bénéficier de ces services.

Le dépôt en ligne des travaux universitaires sur la plateforme E-Prints, et lié au cursus des apprenants, est obligatoire. L’autorisation de diffusion de travaux est signée par l’auteur, le co-auteur et l’entreprise ou l’organisme d’accueil.

Quelles informations sont collectées ?

Vos données personnelles sont tantôt collectées directement et tantôt issues des différentes bases de données des établissements partenaires du réseau informatique des bibliothèques du site Alsace (système d’information SebinaNEXT).

Les divers outils d’exploitation que met en œuvre la bibliothèque sont le système d’information SebinaNEXT, l’application de prise de rendez-vous Bookings les outils de bureautique, la plateforme de dépôt Eprints et le logiciel d’impression PaperCut. Ces données sont mutualisées par l’Université de Strasbourg via un Web service, dans le cadre du réseau informatique de bibliothèques du site Alsace (système d’information SebinaNEXT).

Elles sont collectées lors :

  • de votre arrivée pour les personnels et de votre inscription/réinscription à l’INSA Strasbourg pour les apprenants (création de la carte PassCampus et ouverture des droits à la bibliothèque),
  • de la gestion de vos opérations de prêt,
  • des prises de rendez-vous  (rdv avec un bibliothécaire, gestion des réservation de la cabine de co-working),
  • du dépôt des travaux universitaires.

A ce titre, l’utilisation des données est limitée respectivement aux besoins de fonctionnement du service de la bibliothèque de l’INSA Strasbourg et du réseau des bibliothèques du site Alsace (système d’information SebinaNEXT).

Les données utilisées à la bibliothèque de l’INSA Strasbourg sont les suivantes :

  • Identité (nom, prénom),
  • Date et lieu de naissance, sexe,
  • Code utilisateur,
  • Identifiant unique dans le système d’information SebinaNEXT,
  • Adresse postale résidence et/ou domicile/ adresse postale parentale,
  • Coordonnées professionnelles pour les administrateurs du service,
  • Code de connexion en login pour le système de réseau des bibliothèques du site Alsace (système d’information SebinaYOU),
  • Adresse mail,
  • Numéro de téléphone (numéro de téléphone et/ou mobile en fonction du numéro renseigné),
  • Code-barres de la carte Passcampus,
  • Établissement de rattachement,
  • Catégorie d’usager,
  • Niveau d’études pour les apprenants,
  • Mention « personnel » pour les personnels,
  • Données liées au dossier traité (évènements liés aux prêts, prise de rdv, réservation d’espace, dépôts, publications).

Dans l’objectif de réduire le nombre de données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs ou nécessaires.

Pourquoi sont-elles collectées ?

L’exploitation de ces données est nécessaire au fonctionnement de la bibliothèque de l’INSA Strasbourg.

Les finalités sont les suivantes :

  • La gestion des services de prêt par la bibliothèque de l’INSA Strasbourg :

– Constitution du fichier lecteurs et droits afférents,

– Gestion des habilitations au service (administrateurs de la bibliothèque, apprenants du site Alsace titulaires de la carte PassCampus, agents INSA Strasbourg, visiteurs) ;

– Gestion des prêts sur place et inter-établissements sur le site alsacien :

o   les réservations,

o   les retraits,

o   les retours,

o   les prolongations,

o   les relances,

o   la facturation des documents non restitués,

o   la visualisation du dossier lecteur dont l’historique des prêts ;

– Gestion de la suspension/interdiction exclusivement dans le périmètre de l’INSA Strasbourg. Votre situation peut être communiquée aux autres établissements partenaires du site Alsace.

  • La gestion administrative des autres services de la bibliothèque (prise de rendez-vous, réservation, recueil de travaux universitaires) ;
  •  Gestion des enquêtes et production de statistiques pseudonymisées :

o   l’enquête statistique générale auprès des services documentaires de l’enseignement supérieur (ESGBU),

o   l’enquête sur les ressources électroniques(ERE),

o   l’enquête liée à la labellisation Marianne et Services Publics+,

o   les enquêtes ponctuelles à propos desquelles nous vous donnerons des informations légales ;

  • Partage ou transfert des données vers d’autres entités :

o   les données exploitées pour la gestion des prêts concernant les ayants droits (personnels, apprenants, doctorants) sont consultables par les bibliothèques des établissements du site Alsace (système d’information SebinaNEXT) exclusivement,

o   les données de dépôt des travaux liés au cursus a pour destinataires la plateforme dédiée Eprints hébergée à l’INSA Strasbourg,

o   les données statistiques pseudonymisées ont pour destinataire les services de l’Etat gestionnaire de l’enquête Marianne et du label Services Publics+ ;

  • Durées de conservation des données personnelles :

– Concernant les données du système d’information du réseau des bibliothèques du site Alsace (SebinaNEXT) : la durée de traitement de ces données est celle liée à la durée du compte informatique du membre. Elle correspond soit à la carrière pour les personnels, soit à la période de scolarité pour les apprenants :

o   étudiants diplômés : 1 an après la date d’obtention du diplôme,

o   élèves démissionnaires : fin de l’année universitaire de l’année de la démission,

o   doctorants : 3 à 6 mois après la soutenance de thèse, renouvelable selon le cas,

o   stagiaires : 1 à 3 mois après la fin du stage à l’INSA,

o   personnel INSA, en cas de mutation, de départ à la retraite : 1 an après avoir quitté l’établissement (renouvelable selon le cas) ;

  • les rendez-vous gérés via Bookings (rdv bibliothécaire, réservations de la cabine de co-working), la durée de conservation est d’une semaine glissante après le rendez-vous,
  • l’historique des réservations de la cabine via le fichier excel est pseudonymisé à la fin de l’année civile et détruit après 2 ans,
  • l’historique des prêts soldés est pseudonymisé après 3 mois dans le système SebinaNEXT,
  • l’historique des prêts manuels est pseudonymisé à la fin de l’année civile et détruit après 2 ans,

Les durées de conservation des données sont conformes aux prescriptions des durées d’utilité administrative issues de l’instruction Education Culture DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005. Elles peuvent être raccourcies si par décision de l’INSA Strasbourg telle ou telle catégorie de données sont susceptibles d’être supprimées, sans violation d’une durée légale de conservation à caractère personnel et sous condition d’épuisement des finalités du traitement vous concernant.

 

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les appliquer ?

 L’INSA Strasbourg vous informe de vos droits :

  • d’être informé ;
  • d’accès aux données à caractère personnel ;
  • de rectification ou effacement de celles-ci ;
  • de limitation du traitement relatif à la personne concernée ;
  • d’opposition au traitement ;
  • à la portabilité des données.

Pour les exercer, vous pouvez solliciter :

Vous pouvez également solliciter le délégué à la protection des données pour l’exercice de ces droits et l’analyse de votre demande par courriel à l’adresse dpo@insa-strasbourg.fr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la protection des données

INSA Strasbourg

24, boulevard de la Victoire

67084 Strasbourg

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable (un mois prorogeable sur motivation) et outre les voies de droit devant les tribunaux compétents, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) à l’adresse https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

L’INSA Strasbourg vous informe qu’elle ne prend aucune décision entièrement automatisée à votre égard.

Gestion des cookies

L’INSA Strasbourg utilise différents cookies sur son site pour mesurer l’audience et intégrer des services permettant d’améliorer l’interactivité du site. Des informations relatives à la gestion de ces cookies seront prochainement disponibles. D’ici là, en cas de questions, vous pouvez écrire à service.communication@insa-strasbourg.fr.